山利办公自动化系统S3 For OA
山利办公自动化系统S3 For OA

办公自动化系统简介

办公自动化(OA: OFFICE  AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:

1、起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率;

2、已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益;

3、已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显;

4、已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:

1、信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注:OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

2、信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。

3、缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。

4、已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业

办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

1、系统概述

山利办公自动化系统是多年来从广泛的客户应用需求中抽出通用模型,并利用WebJava技术开发的新一代OA软件产品。

山利办公自动化系统是传统办公与现代IT技术完美的结合,完全基于现代企业管理模式设计,吸收了国际先进网上办公/管理理念,将企业管理、资源共享和知识管理等融为一体,真正为企业贴心设计、解决企业遇到的困难、提高企业的管理效率。系统通过信息整合,消除企业内部的信息孤岛,着重于协同办公和时效管理,极大地增强了办公的移动性,管理的高效性和业务处理的敏捷性。各功能模块的设计富有弹性,客户能定制出符合自己需求的功能。

山利山利办公自动化系统以知识管理为核心,以有效沟通、协调、控制为宗旨,为企事业单位提供高效、友好、智能化、无纸化、个性化的网络自动化办公流程管理,增强办公协调性,有效降低能耗,从而建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境,提高企事业单位办公自动化水平。

山利办公自动化系统可以广泛应用于金融、电信、电力、石油、化工、医药、政府、教育、军队及其他各个行业,并能根据行业的不同定制出适合其行业应用的OA系统。

2、基本功能简介

1)、日常办公

日常办公主要有以下功能模块构成:日程管理、文件管理、通讯录、收藏夹、桌面设置等。

2)、信息中心

信息中心主要有以下功能模块构成:在线短信、手机短信(定制)、电子邮局、共享文件、在线论坛、在线讨论、在线投票等。

3)、公司事务

公司事务主要有以下功能模块构成:待办事宜、会议管理、考勤签到、工资确认、各种申请等。

4)、人力资源

人力资源主要有以下功能模块构成:人事档案、组织机构、工资管理、职务管理、职称管理、学历管理、婚姻状况等。

5)、考勤管理

考勤管理主要有以下功能模块构成:请假管理、出差管理、考勤设置、考勤查询等。

6)、公司资产

公司资产主要有以下功能模块构成:办公用品、固定资产、图书管理、采购管理、车辆管理等。

7)、公文管理

公文管理主要有以下功能模块构成:流转模板、公文模板、公文流转、公文归档、模板配置、公文反归档、起草公文、图形化流转、发放公文、公文处理、公文删除、电子签章、全文批注等。

8)、系统维护

系统设置主要有以下功能模块构成:功能模块管理、用户管理、角色管理、组织机构管理、代码模块管理等。

3、可定制性

       以上是山利办公自动化系统的通用模块,当然。每个企业涉及的业务不同、工作性质不同,对办公自动化系统的要求也会有所不同,对此,山利办公自动化系统还有定制模块,即从企业的实际业务考虑,按照用户的具体业务需求,量身定制的功能模块,充分满足用户的工作需要,真正提高用户的工作效率。

1)组织机构定制

对组织机构进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位智能的描述。组织机构是系统进行工作管理和分配的基础。

2)、目录树节点定制

目录树节点是用户进行操作时的可见选项。系统可以根据用户不同的操作权限定义其相应的显示目录,做到“所见即所能”,既能防止越权操作,也能一目了然的让用户清楚自己究竟能做什么。

3)、工作报表定制

管理员无须编程即可做到精确到字段的工作报表自由定制。信息时代,业务需求瞬息万变,报表形式的改变也是随时都在发生。在山利办公自动化系统中,用户完全不必担心报表形式变更怎么办,只要修改报表中字段即可;用户也完全不必担心增加新的报表怎么办,只要增加新的报表,编辑其中的字段即可。

4)、工作流程定制

管理员无须编程便能快捷的定义出符合本单位需求的各项工作流程,自定义项目丰富,可很好的满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括流程定义、环节定义和流向定义三个步骤,分别定义流程的基本属性、可操作人员信息,流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理权限,流程中各个环节的流向。可以满足各种类型流程处理的需要。

       5)、功能模块定制

根据企业用户的实际工作需求,量身定制出符合用户实际工作习惯的功能模块,同时,还可以按企业所特有的业务以及安全性等要求,设计出具有企业自身行业特色的软件模块。

山利办公自动化系统应用效果

1、实现对信息的即时交互与传递,使最需要的信息最快速度主动传递到每一个员工,同时实现对以前的信息进行分权限的档案化管理,最大限度的安全利用企业全部信息。

2、通过企业门户和内容管理,企业可以轻松穿越不同平台及数据库的限制,只要登陆到用友OA中,每一个员工看到的界面都是完全不同的,每个界面都是为该专门定制的:集中显示该员工的相关信息,不管这些信息存在哪里。

3、实现企业资源的整体安排与管理,根据实际办公需要灵活调整办公资源的分配,超越部门以及地域的限制,与其它功能模块互通进一步提高了企业资源的利用率。

4、实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失,这点对现代企业是关乎其生死存亡的大事。

5、企业根据实际需要可以自行制定规范管理的流程,其标准化执行由计算机控制,避免了企业有法不依的现象,高层管理者完全可以集中精力于企业运营的例外管理,更好的保证了企业的长期发展。

6、员工可以在全球任何一个地方实现与其它员工和企业客户随时随地的进行沟通协作,没有地域限制、没有时间限制,全球办公其实并不太难。

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